Organización de un archivo

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

Tipos de ordenación

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.

• La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
• La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado de una empresa.
• La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.

Qué es foliación?

Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 a todos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados
¿En qué consiste la valoración primaria cuando hablamos de foliación?
Es importante tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer la valoración primaria esta consiste en:
1. Verificar si los documentos corresponden a tramites o a los tipos documentales de la respectiva serie documental.
2. Analizar si existen duplicados (documentos repetidos)
3. Identificar si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo.
4. Verificar si los documentos contenidos en la unidad de conservación están correctamente ordenados.
Lo anterior con el fin de de proceder a depurar si fuera el caso, lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie.

¿Qué debemos tener en cuenta al momento de foliar?
Cuando se está llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir números o de omitirlos como tampoco de dejar de enumerar algún folio. Si existe otra foliación ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como válida la última realzada.

Transferencia documental

La Transferencia Documental "es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas".

Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado controlado de los documentos.

IMPORTANCIA:

a) Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
b) Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
c) Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
d) Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
e) Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
f) Guardar precaucionar o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

CLASES DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado.

Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna.

ROTULACIÓN

Una vez organizadas las unidades documentales se procede a realizar su respectiva rotulación e identificación.

Identificación de carpetas

Identificación de cajas